Table des matières

Zimbra Web Client

Migration

Migration des contacts Thunderbird

Attention : Évitez les caractères guillemets dans les notes de vos contacts dans Thunderbird. Si vous en avez mis, il vaut mieux les supprimer avant de faire l'import/export décrit ci-dessous. Sinon, il échouera.

Pour migrer les contacts de Thunderbird vers Zimbra :

  • sous Thunderbird, ouvrez le carnet d'adresse
  • cliquez sur Exporter et prenez le format séparé par des virgules/coma separated (en fonction de la version de Thunderbird).
  • Si vous utilisiez une version française de Thunderbird, vous devez changer la première ligne du fichier créé pour la mettre en version anglaise qui est la seule version comprise par Zimbra. Pour cela, ouvrez le fichier avec un éditeur (par exemple notepad sous Windows) et remplacez la première ligne par la ligne suivante (copier/coller) :

First Name,Last Name,Display Name,Nickname,Primary Email,Secondary Email,Screen Name,Work Phone,Home Phone,Fax Number,Pager Number,Mobile Number,Home Address,Home Address 2,Home City,Home State,Home ZipCode,Home Country,Work Address,Work Address 2,Work City,Work State,Work ZipCode,Work Country,Job Title,Department,Organization,Web Page 1,Web Page 2,Birth Year,Birth Month,Birth Day,Custom 1,Custom 2,Custom 3,Custom 4,Notes

  • Une fois la première ligne modifiée et le fichier sauvegardé sur le disque dur de votre poste de travail
  • vous devez importer les contacts dans Zimbra.
  • Utilisez le menu Préférences→Import/Export→Import et sélectionnez le fichier.
  • Zimbra reconnaît automatiquement le format des contacts (extension .csv) et propose de de choisir dans quel carnet d'adresse importer vos contacts.

Format d'export

Il peut y avoir des erreurs d'encodage des caractères accentués. Cela est dû au format d'encodage qui doit être 'UTF-8' alors que certains outils exportent en ISO8859-1.

Sous Windows

  • Utiliser le bloc-notes pour l'édition du fichier CSV et pour convertir au format UTF-8
  • Une fois le fichier ouvert ouvrir le menu Fichier⇒Enregistrer sous…
  • Tout en bas du popup d'enregistrement, sélectionner UTF-8 dans la liste déroulante Encodage
  • Enregistrer le fichier

Général

Je ne souhaite pas voir apparaître le début du contenu du mail dans la liste des mails

Dans les préférences, partie Mail, il faut décocher :

Aperçu du mail : Afficher un extrait du contenu de chaque mail dans la liste des mails

Comment puis-je voir l'original d'un message, avec ses entêtes complets ?

Dans l'onglet Mail faites comme suis :

  • Dans la liste des messages, faites un 'clic droit' de souris sur le message dont vous voulez voir l'original.


Attention : cliquez-bien sur le message lui-même, pas sur le résumé d'un thread de discussion. S'il y a une flèche à gauche du message, il s'agit d'un résumé de thread, déroulez le thread et cliquez sur le message

  • Dans le menu déroulant qui s'ouvre, cliquez sur le choix Montrer l'original
  • Une nouvelle fenêtre s'ouvre. le message original est affiché dans cette fenêtre

Comment faire pour que le client Web Zimbra soit utilisé, quand je clique sur un lien ''mailto'', à la place d'un client lourd sur mon poste ?

Pour Windows

Il est possible sous Windows de configurer l'ouverture automatique du webmail en mode édition de message lors d'un clic sur un lien mailto, et ce au travers de votre navigateur web par défaut.

Pour ce faire:

1) télécharger le logiciel gmaildefaultmaker à l'adresse suivante: http://gmaildefault.codeplex.com/releases/view/55288#DownloadId=165176

2) l'installer en laissant les choix par défaut (sauf si le besoin de les changer se fait sentir).

3) dans le répertoire d'installation, modifier le fichier link.txt pour remplacer la ligne présente par la suivante avant de sauvegarder: https://zimbra.mines-telecom.fr/zimbra/?view=compose&to=%RECI%

Pour tous les OS

Il n'est pas possible de configurer le traitement de ce lien par un client Web sur tous les OS. Par contre, il est possible de configurer le navigateur Firefox afin qu'il utilise le client Web Zimbra lorsque vous cliquez sur lien mailto.

La manipulation n'est pas difficile, mais nécessite de modifier le fichier de configuration de Firefox, ce qui est dangereux. Si vous hésitez à la faire vous-même, contactez le service de la DISI.

Pour éviter de modifier à la main un fichier de configuration de Zimbra, on utilise un bout de javascript pour le faire à votre place. Pour que javascript dispose des privilèges nécessaires, on doit diminuer le niveau de sécurité de Firefox un court moment, puis le remettre à son niveau initial.

Voici la manipulation :

  • Dans la barre d'adresse de Firefox tapez
about:config
  • Cliquez sur I will be carefull I promise dans la fenêtre qui s'ouvre
  • Dans le champ Filter copiez/collez la chaine ci-dessous
gecko.handlerService.allowRegisterFromDifferentHost
  • Double-cliquez sur la ligne sélectionnée qui apparaît en-dessous de la zoneFilter
  • Cela change la valeur booléenne de “false” à “true”
  • Conservez cette fenêtre ouverte sur cette page, vous devrez re-cliquer sur cette ligne un peu plus tard
  • Collez la ligne suivante dans la barre d'adresse de Firefox :
javascript:window.navigator.registerProtocolHandler("mailto","https://zimbra.mines-telecom.fr/zimbra/?view=compose&to=%s","Zimbra");
  • Sur le message d'avertissement qui s'affiche, acceptez la déclaration de l'application Zimbra
  • Double-cliquez de nouveau sur la ligne que vous avez conservée dans une fenêtre un peu plus tôt :
gecko.handlerService.allowRegisterFromDifferentHost
  • Cela refait passer la variable booléenne de “true” à “false”
  • C'est terminé :)
  • Vous pouvez tester [mailto:quelquun@quelquepart.com?subject=test+de+message&body=Super+ça+marche+! En cliquant sur ce lien]


Vous devriez voir un nouvel onglet s'ouvrir avec une fenêtre Zimbra. Elle devrait être ouverte sur une fenêtre de composition de message avec une adresse email (inexistante), un sujet et un corps de message pré-remplis.

Une fois le message envoyé, vous pouvez fermer l'onglet de Firefox.

J'ai créé des filtres qui classent directement certains messages dans des sous-dossiers, comment voir que des messages nouveaux sont arrivés ?

Problème à résoudre

Si vous avez créé un sous-dossier machin au dossier chose et que vous avez créé un filtre qui classe directement des messages dans le dossier machin, le dossier chose n'apparaîtra pas en caractères gras. Vous ne saurez donc pas que de nouveaux messages sont arrivés.

Première solution : une recherche enregistrée

Par contre, vous pouvez créer une recherche et l'enregistrer. En cliquant sur cette recherche, vous aurez la liste de tous les messages nouveaux qui ne sont pas dans le dossier Inbox.

Dans la chaine de recherche, tout en haut de la fenêtre de Zimbra Web Client, saisissez la chaine suivante :

not in:"inbox" and is:unread

Puis enregistrez cette recherche avec le bouton Enregistrer qui est à droite de la zone de recherche. Vous pouvez nommer cette recherche, par exemple, NonLusHorsInbox.

Cela fait, une recherche enregistrée apparaît dans la zone des dossiers à gauche avec le nom que vous lui avez attribué. Chaque fois que vous cliquez sur cette recherche enregistrée, vous exécuter la recherche qui vous affichera donc tous les messages non lus en dehors de la boîte de réception.

Utilisation de la recherche par défaut

La recherche par défaut est la recherche affichée lors de la connexion initiale sur l'interface ou chaque fois que vous appuyez sur la touche =.

Cette recherche est paramétrable.

Vous pouvez aussi paramétrer une recherche par défaut qui affiche, par exemple, les messages non lus ou dans la boîte de réception :

in:"inbox" or is:unread

Pour cela :

  • Ouvrez le menu Préférences
  • Cliquez sur Mail dans le panneau de gauche
  • Copiez/Collez la chaine ci-dessus à la place de la chaine Recherche Mail par défaut accessible sur cette page des préférences
  • Vous pourrez passer de l'affichage de la boîte de réception (touche i dans le client Web)
  • À l'affichage de tous les messages non lus en exécutant la recherche par défaut (touche = sur le client web)

La recherche par défaut peut-être beaucoup plus complexe et complète. La chaine indiquée ci-dessous affiche :

  • Tous les messages de la boîte de réception
  • * qui sont arrivés hier ou avant-hier
  • * ou qui ne sont pas encore lus
  • Ou alors les messages sur lesquels vous avez positionné un drapeau (séquence de touche 'mf')
(in:"inbox" and (after:"-3days" or is:unread))  or is:flagged 

J'ai des mails non lus dispersés dans ma boîte de réception, comment les retrouver tous d'un coup ?

  • Dans l'onglet Mail, cliquez sur Avancé (à droite de Rechercher) pour entrer dans le menu de la recherche avancée.
  • Cliquez sur Etat
  • Dans la fenêtre de recherche par Etat qui vient de s'ouvrir, cochez la case Non lu et cliquez sur Rechercher
  • Les mails non lus apparaissent alors dans le volet de lecture.

Est-ce que je peux utiliser des raccourcis clavier sous Zimbra ?

Oui. Les raccourcis clavier existent mais ne sont pas configurables (vous ne pouvez pas les modifier).

La liste des raccourcis clavier est disponible en plusieurs endroits :

  • à n'importe quel moment, en faisant la séquence de touches Ctrl-Q les raccourcis claviers sont affichés dans une fenêtre
  • dans le menu Préférences→Raccourcis

Quels sont les raccourcis clavier les plus utiles ?

  • 'n' : (nouveau message) ouvre la fenêtre de composition d'un nouveau message
  • 'a' : (all) permet de répondre à toutes les personnes qui étaient en copie d'un message
  • 'r' : (reply) permet de répondre à l'expéditeur d'un message
  • 'f' : (forward) permet de faire suivre un message
  • 'm' : (Move Mail) les deux M doivent être tapés rapidement. Ça ouvre une fenêtre pop-up il suffit de taper les premières lettres d'un dossier pour le sélectionner (sans ambigüité). Puis il faut appuyer sur la touche entrée pour déplacer le message. Exemple, si vous avez un dossier Zimbra, la séquence MM va sélectionner le dossier Zimbra et il ne reste plus qu'à appuyer sur la touche Entrée pour déplacer le message.

Comment puis-je changer la recherche par défaut qui est affichée lorsque je me connecte ?

La recherche par défaut est paramétrée dans les préférences (Préférences→Mail).

La recherche par défaut initiale est :

in:"Inbox"

Elle affiche le contenu du dossier Inbox. Cette recherche est exécutée lors de votre connexion avec le Client Web Zimbra.

On peut changer cette recherche par défaut.

'Quelques exemples'

Pour voir tous les messages qui sont dans Inbox ou qui sont non lus ou qui sont tagués avec le tag Important (à créer) :

in:"Inbox" or "is:unread" or tag:"Important"

Pour voir tous les messages dans Inbox ou envoyés par moi :

in:"Inbox" or "is:fromme

Pour voir tous les messages dans Inbox reçus hier ou avant-hier ou non lus ou les messages tagués Important :

(in:"inbox" and (after:"-3days" or is:unread)) or tag:"Important" 

Comment puis-je afficher plus de 25 mails par page ?

  • Allez dans Préférences → Général → Autre → Nombre d'objets à récupérer pendant le défilement [entre 25 et 200].
  • Enregistrez

Comment puis-je changer le tri par défaut de ma boite de réception ?

Vous pouvez filtrer les mails par Date (par défaut), par Expéditeur, par Sujet en cliquant sur la colonne correspondante.

Ce tri est possible dans tous vos dossiers de messagerie.

Ce choix de tri n'est pas sauvegardé d'une session à l'autre.

A quoi sert l'affichage des mails par conversation ?

L'affichage des mails par défaut est par Date. Tous les mails sont ainsi classés par ordre d'arrivée dans votre boite de réception (du plus récent au plus vieux). Vous pouvez modifier ce comportement par défaut en choisissant l'affichage des mails par conversation. Ce dernier permet de visualiser tous les mails groupés par sujet. Ainsi pour une conversation donnée, vous pouvez voir le mail original et toutes les réponses dont les vôtres et les mails déjà classés dans des dossiers, corbeille incluse. Les conversations peuvent être développées ou réduites en cliquant sur le petit triangle à gauche des mails ou en double-cliquant sur la conversation.

Comment choisir l'affichage des mails par conversation ?

Dans la zone de lecture des mails :

  • cliquez sur le bouton Affichage
  • choisissez Par conversation.

Automatiquement, l'affichage de vos mails sera modifié et des conversations de mails apparaitront.

  • Astuce : Raccourci clavier faisant la même chose : la séquence de touches vc (View Conversation).

Pour revenir à l'affichage par Mail, il suffit de cliquer sur le bouton Affichage et de choisir Par mail.

  • Astuce : Raccourci clavier faisant la même chose : la séquence de touches vm (View Mail).

Je change de poste, comment je transfère des dossiers de mails à ma/mon remplaçant ?

Vous changez de poste et la personne qui prend votre poste actuel a besoin d'accéder à des dossiers de mails concernant le service que vous allez quitter. Bien sûr, vous n'allez pas lui donner accès à votre messagerie.
Il va falloir exporter le dossier en question depuis votre client webmail et le réimporter depuis le client webmail de votre successeur.

Pour exporter :

  • Depuis votre webmail, allez dans les préférences
  • Choisissez dans le menu de gauche “Importer/Exporter”
  • Dans la partie “Exporter”, choisir Type : Compte
  • Dans “Source”, cliquez sur “Tous les dossiers” pour faire apparaitre la fenêtre vous permettant de choisir le dossier à exporter
  • Sélectionnez le dossier à exporter puis cliquez sur OK
  • Cliquez sur exporter
  • Choisissez l'emplacement où sauvegarder le fichier exporté (xxxx.tgz).

Pour importer :

  • Depuis le webmail du successeur, aller dans les préférences
  • Choisir dans le menu de gauche “Importer/Exporter”
  • Dans la partie “Importer”, cliquez sur Parcourir pour aller chercher le fichier qui a été copié au préalable sur sa machine.
  • Cliquer sur Importer
  • Le dossier apparaitra alors parmi ses autres dossiers.

Qu'est-ce qu'un drapeau et comment je l'utilise ?

L’icône Drapeau est un indicateur qui peut permettre de différencier différents mails dans votre boite de réception ou dans un dossier mail en lui assignant une haute importance.

Pour appliquer un drapeau à un mail, cliquez sur la colonne Drapeau en face du mail concerné. Pour supprimer un Drapeau, effectuez la même opération.

Qu'est-ce qu'un Tag ?

Un tag est l'équivalent d'un drapeau, sauf que vous pouvez en créer plusieurs avec des significations différentes (Important, Projet X, Personnel, …). Après avoir créé un tag, vous pouvez l'appliquer à un message, à plusieurs messages, à une conversation ou à des contacts. Les mails peuvent être dans des sous-dossiers différents. Vous pouvez ensuite effectuer des recherche par tag et voir s'afficher tous les mails contenant ce tag.

Comment créer un tag ?

Plusieurs possibilités :

  • Vous pouvez créer un tag au moment où vous voulez taguer un message
  • * dans la liste des messages, cliquez sur le bouton droit de votre souris
  • * dans le menu déroulant, choisissez Marquer le message→Nouveau tag.
  • * Saisissez un nom de tag dans la fenêtre qui apparait.
  • vous pouvez cliquer sur le bouton <big>+</big> dans la zone Tag et saisir le nom du nouveau Tag dans la fenêtre qui apparaît
  • vous pouvez tapez nt (Nouveau Tag) et saisir le nom du nouveau Tag dans la fenêtre qui apparaît

Dans chaque cas, le nouveau tag apparait dans la liste des tags et peut être appliqué à tout message ou contact.

Comment appliquer un tag ?

Sur un mail ou un contact, vous pouvez cliquer sur le bouton Tag (dans la zone d'outils) ou cliquer sur le bouton droit de votre souris et choisir “Marquer le message”, et choisir le tag à appliquer. Vous pouvez assigner plusieurs tags à un mail.

Comment effectuer une recherche par tag ?

Les tags disponibles sont dans la zone Tags qui s'affichent en dessous de la liste de vos mails/contacts (à gauche en bas de votre navigateur). Cliquer sur un tag et vous verrez tous les mails qui ont été assignés à celui-ci.

Filtrage AntiSPAM

À quoi sert le bouton Spams ?

Ce bouton permet de marquer un mail reçu comme Spam et de le déplacer automatiquement dans le dossier Spams correspondant.

Créer un filtre pour déplacer les éventuels spams détectés par les serveurs de messagerie

Tous les mails qui proviennent d'Internet sont filtrés par des boitiers de messagerie qui effectuent un certain nombre de vérifications afin de détecter les spams, les virus, des fichiers joints interdits, … Concernant le filtrage antispam, certains mails sont détectés comme étant du spam mais délivrés quand même dans la boite mail de l'utilisateur. Par contre, l'objet du mail contient un indicateur du type {Spam} ou {Super-Spam}. Il est donc possible de créer un filtre de messagerie dans son compte Zimbra pour détecter les mails ayant cette entête et les déplacer automatiquement dans le sous-dossier SPAM. Afin de créer ce filtre: dans Préférences/Mail/Filtres

  • Cliquez sur le bouton Nouveau Filtre
  • Donnez un nom à votre filtre, par exemple Spam probable
  • Choisissez Si l'une des conditions
  • * Sélectionnez la condition Objet
  • * Puis sélectionnez Contient
  • * Dans le champ qui apparait à droite, écrire {Spam}
  • * Cliquez sur le + vert à droite pour ajouter une nouvelle condition
  • * Sélectionnez la condition Objet
  • * Puis sélectionnez Contient
  • * Dans le champ qui apparait à droite, écrire {Super-Spam}
  • dans Action
  • * Sélectionnez l'action Ranger dans un dossier
  • * Cliquez sur Naviguer et choisissez le dossier Spams
  • Validez en cliquant sur OK

Rédaction de messages

Pourquoi, lorsque je réponds à certains messages, la barre d'outils de rédaction HTML est-elle désactivée ?

Cela veut dire que dans vos préférences, vous avez choisi de répondre à vos interlocuteurs dans le format original de leurs message :

  • dans Préférences→Mail→Création de mails→Paramètres
  • la case Répondre/Transférer en utilisant le format du mail original doit être cochée.

Si vous souhaitez toujours utiliser le format HTML par défaut, même lorsque vous répondez à un message qui vous a été envoyé au format texte :

  • Dans les préférences : Préférences→Mail→Création de mails→Paramètres
  • Cochez Format HTML
  • Décochez la case Répondre/Transférer en utilisant le format du mail original

En mode HTML, quand je réponds à quelqu'un, comment insérer mes phrases au milieu des siennes ?

Il faut utiliser l'icône d'alignement à gauche pour casser la ligne bleue qui se trouve sur la gauche de la fenêtre de rédaction. Une fois la ligne cassée, vous pourrez insérer votre réponse à votre correspondant

Est-ce que je peux disposer d'un correcteur orthographique ? / Do I have a spell checker?

Correcteur orthographique français

Zimbra vous propose un correcteur orthographique que vous pouvez paramétrer pour qu'il s'active lors de chaque envoi de messages (Préférences→Mail→Création de Mail→Cocher Vérification orthographique obligatoire avant tout envoi de mail).

Vous trouverez peut-être plus pratique de disposer d'un correcteur orthographique qui est actif en même temps que la rédaction des messages. Dans ce cas, il vaut mieux utiliser le correcteur orthographique déjà installé dans votre navigateur.

Correcteur orthographique anglais

Pour bénéficier de la correction orthographique lors de la rédaction de mails en anglais, il faut installer le dictionnaire anglais au niveau du navigateur Firefox. Il est téléchargeable à l'adresse suivante :

https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/united-states-english-spellche/

Une fois l'addon installé, fermer et relancer Firefox.

Ensuite, lors de la rédaction d'un mail en anglais, faire un clique droit dans le corps du mail, choisir langues → Anglais/etats-unis afin de bénéficier de la correction orthographique pour l'anglais.

Pour la rédaction des mails en français, il faudra refaire un clic droit → langues → Francais.

Correcteur orthographique espagnol

Pour bénéficier de la correction orthographique lors de la rédaction de mails en espagnol, il faut installer le dictionnaire espagnol au niveau du navigateur Firefox. Il est téléchargeable à l'adresse suivante :

https://addons.mozilla.org/fr/firefox/addon/spanish-spain-dictionary/

Une fois l'addon installé, fermer et relancer Firefox.

Ensuite, lors de la rédaction d'un mail en espagnol, faire un clique droit dans le corps du mail, choisir langues → Espagnol afin de bénéficier de la correction orthographique pour l'espagnol.

Pour la rédaction des mails en français, il faudra refaire un clic droit → langues → Francais.

Comment sauvegarder un nouveau mail en tant que Brouillon ?

Vous pouvez activer automatiquement la sauvegarde de vos mails en cours de composition dans le dossier Brouillons * Allez dans Préférences→Mail→Création de mails * Cochez la case Enregistrer automatiquement le brouillon des mails en cours de création.

Vos nouveaux messages en cours de composition sont alors sauvegardés automatiquement et régulièrement, tant que vous ne les aurez pas envoyés ou détruits.

Pour sauver manuellement un mail en tant que Brouillon, cliquer sur le bouton “Enregistrer le Brouillon” dans la fenêtre de composition du mail.

Est-ce que je peux interrompre la rédaction d'un message et la continuer plus tard ?

Oui, les messages en cours de rédaction sont automatiquement sauvegardés dans le dossier Brouillons. Quand vous fermez l'onglet de rédaction, Zimbra vous propose de conserver le brouillon. Sinon, l'onglet reste ouvert et vous pouvez naviguer ailleurs dans le webmail.

Si vous souhaitez reprendre la rédaction plus tard :

  • Soit vous cliquez sur l'onglet “Rédiger”
  • Si vous avez fermé l'onglet, cliquez sur le dossier Brouillons
  • dans la liste des messages cliquez sur le message dont vous voulez reprendre la rédaction
  • dans la barre d'outils cliquez sur le bouton Modifier

Comment créer mes nouveaux mails dans une nouvelle fenêtre de mon navigateur ?

Vous devez modifier vos préférences :

  • Aller dans Préférences→Mail→Création de mails_>Créer des Mails
  • Cochez la case : Toujours ouvrir une nouvelle fenêtre pour créer un mail
  • Enregistrez vos préférences

Quand j'écris un nouveau mail, comment afficher la zone de Cci (destinataires en copie cachée) ?

Quand vous composez un mail, cliquez sur le lien “Afficher Cci” en face de la zone Cc.

Une nouvelle zone intitulée Cci apparait en dessous de la zone Cc.

Comment changer la priorité d'un mail que j'envoie ?

Quand vous composez un mail, à droite de la zone Sujet, vous pouvez modifier la priorité d'un mail en cliquant sur la liste déroulante.

Comment accéder au carnet d'adresses quand je compose un mail ?

* Quand vous composez un mail, il suffit de cliquer sur un des boutons À, Cc ou CCi. * Une fenêtre apparait dans laquelle vous pouvez chercher des contacts soit dans la liste globale d'adresses (gérée automatiquement au niveau de Zimbra) soit dans un de vos carnets d'adresses. * Ensuite, il suffit de choisir le ou les contacts désirés * puis de cliquer sur le bouton correspondant au type de destinataires (À, Cc,Cci). * Cette opération peut être réalisée plusieurs fois pour ajouter différents types de contacts. * Une fois terminé, cliquer sur le bouton OK pour valider vos destinataires et revenir à la rédaction de votre mail.

Comment ajouter un fichier à un mail ?

Quand vous composez un nouveau mail, cliquer sur le bouton Ajouter une pièce jointe, choisissez votre (ou vos) fichier(s). Cliquer sur OK.

Comment ajouter une image à un mail ?

  • Quand vous composez un nouveau mail, cliquer sur le bouton Ajouter une pièce jointe
  • Choisissez le fichier contenant l'image
  • Cliquez sur la case Afficher les images dans le corps des mails
  • Cliquez sur OK.
  • Après avoir ajouté cette image dans votre mail, vous pouvez retailler sa taille en cliquant dessus.

Filtres

Comment puis-je créer un filtre ?

La création de filtres de messagerie se fait à l'aide de l'onglet Préférences. Quand vous aurez ouvert cet onglet, vous trouverez un lien Filtres sur la gauche.

Est-ce que je peux récupérer mes filtres Thunderbird/Outlook sous Zimbra ?

Non, vous devrez les recréer sous Zimbra, nous n'avons pas de procédure de migration des filtres de votre client lourd de messagerie ou de votre client Web actuel vers Zimbra.

Comment ajouter un message de réponse automatique (du type ''message d'absence prolongée/répondeur'') ?

Sur l'interface Web Zimbra :

  • aller dans Préférences→Mail, dans le rectangle “Réception des mails” de la fenêtre centrale
  • Cochez la case Envoyer une réponse automatique par mail
  • Saisissez le texte que vous souhaitez envoyer automatiquement à vos correspondants
  • Vous pouvez aussi spécifier une date de début (activation automatique) et une date de fin (désactivation automatique) de ce message.

Redirection mail

Comment rediriger ses mails vers une autre adresse mail ?

Il est possible de rediriger ses mails vers une autre adresse mail (i.e. un forward), mais nous vous préconisons la procédure ci-dessous pour que votre compte Zimbra fonctionne au mieux (principalement pour la gestion de l'agenda partagé). 3 actions dans les Préférences de votre compte Zimbra sont nécessaires:

1/ dans Préférences/Mail, positionnez l'adresse de redirection dans le champ intitulé Faire Suivre une copie à. 'Et surtout ne pas cocher la case' Ne pas garder de copie locale des mails

2/ dans Préférences/Mail/Filtres, créez un filtre pour classer les mails d'agenda dans la boite de réception du compte Zimbra:

  • Cliquez sur le bouton Nouveau Filtre
  • Donnez un nom à votre filtre, par exemple Filtre calendrier
  • Choisissez Si l'une des conditions…
  • * Sélectionnez la condition Invitation dans le calendrier
  • * Sélectionnez a été demandée
  • Cliquez sur le bouton '+' en bout de ligne
  • * Sélectionnez la condition Invitation dans le calendrier
  • * Sélectionnez a obtenu une réponse
  • Action
  • * Sélectionnez l'action Conserver dans la boite de réception

3/ dans Préférences/Mail/Filtres, créez un deuxième filtre pour ranger tous les autres mails dans la Poubelle (qui supprime automatiquement les mails au bout de 90 jours):

  • Cliquez sur le bouton Nouveau Filtre
  • Donnez un nom à votre filtre, par exemple Filtre tous les mails
  • Choisissez Si l'une des conditions…
  • * Sélectionnez la condition En-tête nommé
  • * Dans le champ qui apparait à droite de En-tête nommé, écrire Received
  • * Puis sélectionnez existe
  • Action
  • * Sélectionnez l'action Détruire si vous souhaitez une 'destruction immédiate' des messages reçus autres que les invitations du calendrier
  • * ou, ce que nous vous conseillons au moins au début : Ranger dans un dossier et vous sélectionnerez le dossier Corbeille ce qui vous permettra de vérifier les messages reçus récemment en consultant ce dossier

4/ Attention à l'ordre des filtres ainsi créés: il faut absolument que le Filtre gérant les mails de Calendrier précède le Filtre traitant tous les autres mails

'NB': L’utilisation d’une adresse mail personnelle (@yahoo, @gmail) comme adresse professionnelle n’est pas autorisée par la charte de sécurité de l'INRIA ([https://dsi.inria.fr/ssi/recommandations/10_regles/index.html#r10 Règle 10 de sécurité])

Notifications

Comment puis-je avoir une notification des nouveaux messages reçus ou des rappels d'agenda lorsque je suis dans une autre application que mon navigateur ?

  • Vous pouvez activer un signal sonore à la réception de chaque nouveau message
  • * Dans les préférences : Préférences → Mail → Réception des mails
  • * Cocher la case Émettre un son (nécessité d'utiliser QuickTime ou le plug-in Windows Media)
  • Vous pouvez utilisez un plugin (sous Windows ou Mac OS) nommé Yahoo Browser Plus. Ce plugin provoquera l'affichage d'un bref résumé dans un coin de votre écran lorsque vous recevez un nouveau message ou lors d'un rappel de notification
  • * Redémarrez votre navigateur
  • * Activez l'utilisation du plugin dans les préférences
  • Préférences → Mail → Réception des mails * Cochez la case Afficher un message de notification (exige Yahoo! BrowserPlus)

Carnet d'adresses

Comment ajouter un contact à mon carnet d'adresses directement depuis un mail reçu ?

  • Il suffit de cliquer sur l'adresse mail de l'expéditeur (ou des autres destinataires) qui s'affiche dans le mail reçu
  • Vous basculez automatiquement dans l'onglet Carnet d'adresses et vous pouvez saisir différentes informations sur ce nouveau contact
  • Enregistrez

Comment activer la prise en charge des carnets partagés dans la complétion automatique ?

  • Dans “Préférences” / “Carnet d'adresses”, dans la partie “Saisie automatique, cocher la case “Inclure les adresses dans les carnets d'adresses partagés”.
  • Enregistrer

Agenda

Comment puis-je indiquer une date de fin quand je créé un rendez-vous répétitif ?

Quand vous créez un rendez-vous dans votre agenda (en double-cliquant dans l'agenda, par exemple) et que vous sélectionnez l'une des possibilités de répétition, le choix par défaut fait par Zimbra pour la date de fin est Sans date de fin.

Pour positionner une date de fin, cliquez sur le bouton Plus de détails… puis cliquez sur le lien Personnaliser (à droite).

Une fenêtre pop-up s'ouvre dans laquelle vous pourrez positionner une date de fin.

Comment disposer d'un mini-calendrier dans l'interface ?

Pour disposer d'un mini-calendrier dans l'interface, il faut modifier vos préférences :

  • Ouvrez l'onglet Préférences
  • Choisissez Calendrier dans le panneau de gauche
  • Cochez la case Toujours afficher le mini-calendrier
  • Enregistrez

Le mini-calendrier apparaitra en bas à gauche de l'interface. Il vous permettra de vous déplacer rapidement de mois en mois (boutons < et >), voire d'année en année (boutons &laquo; et &raquo;). En positionnant votre souris sur un jour 'en gras', un pop-up affichera les rendez-vous de cette journée.

Comment puis-je faire apparaître les numéros de semaine dans le calendrier ?

Par défaut, les numéros de semaine ne sont pas affichés. Pour les afficher dans le mini-calendier

  • Puis, ouvrez le menu Préférences
  • Choisissez Calendrier dans le panneau de gauche
  • Cochez la case Afficher le n° de semaine

Les numéros de semaine s'affichent soit :

  • dans le mini-calendrier en bas à gauche dans l'interface
  • dans l'affichage en mode mois sur l'interface d'agenda (touche 'M' ou Affichage⇒Mois).

Comment consulter simultanément l'agenda de plusieurs personnes ?

Cochez les agendas de ces personnes et passer en mode d'affichage programme (Affichage ⇒ Programme ou Raccourci clavier s). Cela affiche le contenu de plusieurs agendas côte à côte sur une journée, et non superposés.

Comment éviter que mon agenda soit mis à jour lorsque je reçois un message contenant une invitation à un évènement ?

Par défaut, vos préférences sont configurées de façon à ce que votre agenda soit mis à jour automatiquement chaque fois que vous recevez un message contenant en pièce jointe un fichier au format ICS.

Ces fichiers contiennent des informations décrivant des évènements.

Ce comportement par défaut peut-être désactivé simplement :

  • Sous Zimbra Web Client (l'interface Web de Zimbra)
  • * Ouvrez l'onglet Préférences
  • * Cliquez sur Calendrier dans le panneau de gauche
  • * Décochez la case Ajouter automatiquement dans l'agenda les rendez-vous reçus
  • * Cliquez sur le bouton Enregistrer

Attention : ce comportement s'appliquera ensuite à la fois pour les demandes de rendez-vous reçues d'un correspondant interne (Mines-Telecom) ou externe (par exemple de quelqu'un utilisant Google Mail).

Export/Import d'un calendrier

Vous devez exporter le contenu de vos agendas. Depuis l'interface web : #onglet 'préférences' #rubrique 'importer/exporter' #dans la section exporter, choisir 'calendrier' #dans source, choisir le calendrier à exporter en cliquant sur 'Tous les dossiers' #cliquez enfin sur 'Exporter' #le nom du fichier sera composé du 'nom du calendrier' suivi de la 'date et heure d'export'. Il est au format 'ICS'. <br>Exemple de nom de fichier exporté : 'Calendrier-2011-11-04-133849.ics'.

Vous devez ensuite demander à un collègue de créer un calendrier et de le partager à l'identique du votre (mêmes droits, mêmes public). Les bénéficiaires devront accepter ce nouveau partage et supprimer le partage de votre calendrier. Le cas échéant, cocher la case 'exclure ce calendrier pour le rapport des disponibilités' si le contenu de ce calendrier n'a pas de rapport direct avec la disponibilité de son nouveau propriétaire.

Ensuite il suffit de lui transmettre le fichier exporté qu'il devra importer dans un nouveau calendrier (ou dans un calendrier déjà existant). * création d'un nouveau calendrier depuis son interface web :

#onglet 'calendrier' #clic droit sur 'Calendriers', puis 'nouveau calendrier', choisir un nom, valider # 'partager le calendrier' (clic droit sur le nom du nouveau calendrier) avec qui de droit. Ceci peut se faire à tout moment, avant ou après l'import. zimbra-calendar.PNG

* import du calendrier

#onglet 'Préférences' #rubrique 'importer/exporter' #dans la section 'importer', cliquer sur 'choisissez un fichier', et sélectionner le fichier exporté #cliquer sur 'destination' et choisir le calendrier précédemment créé et partagé, #'valider'

faq/faqzwc.txt · Dernière modification: 2012/05/24 11:53 par astgen
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